5. Herramientas para el Control de Inventario en FlexWMS

Esta sección describe las funcionalidades clave que ofrece FlexWMS para el control y gestión del inventario, enfocándose en el uso de LPNs, trazabilidad de movimientos, conteos físicos, reportes e indicadores. También se incluyen buenas prácticas operativas y una sección de preguntas frecuentes.

5.1. Movimientos Sobre los LPN

¿Qué es un LPN?

Un LPN (License Plate Number) es un identificador único que representa una unidad logística (como un pallet, caja o paquete) dentro del sistema. Este identificador permite rastrear el movimiento, ubicación y estado de los productos que contiene, desde su recepción hasta el despacho final.

⚠ Nota importante: Para conocer más detalles sobre su estructura, codificación y ejemplos, visita la sección: LPN - Definición y estructura.

5.2. Flujo Estándar de un LPN en FlexWMS

En FlexWMS, el LPN sigue un flujo lógico de procesos que garantizan su trazabilidad y el control del inventario en cada etapa.

Flujo de movimientos del LPN

Descripción de pasos

Paso	Acción / Descripción
Recepción del LPN	Se crea o escanea un LPN al recibir la mercancía. El sistema asocia los productos, cantidades, lote, fecha de fabricación y fecha de rotación según políticas definidas.
Almacenamiento del LPN	El LPN es trasladado a su ubicación final dentro del almacén. Se registra la posición exacta para mantener control sobre la localización física.
Picking del LPN	El sistema genera órdenes de extracción según requerimientos de pedidos. El LPN puede ser movilizado total o parcialmente desde su ubicación para prepararse para despacho.
Verificación del LPN	Antes de cargar, se realiza una validación final del contenido del LPN: cantidad, productos, lote, y fechas asociadas. Esto asegura exactitud antes de la salida.
Carga del LPN	El LPN se traslada al área de despacho y se asocia a un transporte o guía de salida. El sistema registra la carga de forma automática o mediante escaneo.
Despacho del LPN	El LPN es confirmado como despachado. Se marca como «cerrado» en inventario y se registra su salida definitiva del sistema.

📌 Nota: Cada una de estas etapas es registrada automáticamente por el sistema, permitiendo auditar cualquier LPN en tiempo real, conocer su historial de movimientos y detectar cualquier incidencia.

5.3. Actividades de Movimiento de Inventario Sobre los LPN

Además del flujo estándar, existen otras actividades que pueden realizarse sobre un LPN para mantener la integridad del inventario y facilitar su gestión. Estas actividades permiten ajustar, verificar o reorganizar la información del inventario en FlexWMS.

Actividad	Descripción
Ajuste	Modificación del contenido del LPN por diferencias encontradas en un conteo, rotura, error administrativo, etc. Puede aumentar o disminuir stock.
Consolidación	Agrupación de múltiples LPNs en uno solo. Útil para optimizar espacio, procesos de despacho o facilitar operaciones de picking.
Desconsolidación	División de un LPN en múltiples nuevos LPNs. Se usa para redistribuir productos por cliente, ubicación o estrategia operativa.

Para ver los LPN’s se accede desde el menú de Inventario:

Inventario → Listado de LPN

Acceso a LPN

5.4. Trazabilidad de Movimientos

FlexWMS registra automáticamente cada movimiento relacionado con el inventario, permitiendo un seguimiento completo desde la recepción hasta el despacho del producto.

Elementos trazables

Producto (SKU)
Lote
Fecha de fabricación
Fecha de vencimiento (si aplica)
Fecha de rotación (para políticas FIFO, FEFO o LIFO)
Ubicación origen y destino
Usuario responsable
Fecha y hora exacta del movimiento
Tipo de movimiento
Motivo del movimiento
Documento o transacción asociada (recibo o pedido)

Para acceder a los movimientos del LPN se accede a las opciones del LPN en el listado de LPN:

Inventario → Listado de LPN → Opciones → Ver movimientos

Acceso a movimientos del LPN

Para mantener una trazabilidad confiable del inventario, es esencial que todos los movimientos de ajuste, consolidación y desconsolidación estén adecuadamente justificados y coordinados a nivel operativo. Estos movimientos deben responder a una planificación clara y estar respaldados por una adecuada comunicación entre los equipos del almacén. Esta práctica es clave para evitar inconsistencias en los registros, minimizar errores y asegurar que cualquier modificación al inventario tenga una razón válida y trazable. La coordinación interna efectiva permite gestionar estos cambios de manera controlada y transparente.

Ver movimientos del LPN

⚠ Nota importante: La trazabilidad de lote y fecha de fabricación es especialmente útil en sectores regulados como alimentos, farmacéutica y cosméticos.

5.5. Conteos de Inventario

FlexWMS permite realizar dos tipos de conteo físico del inventario: cíclico y general, fundamentales para garantizar la integridad del inventario mediante validaciones físicas periódicas o globales.

Acceso a la creación de conteos

Para iniciar un conteo de inventario en FlexWMS, dirígete al módulo de inventario:

Ruta: Inventario > Crear conteo

Flujo de movimientos del LPN

Desde esta opción podrás seleccionar el tipo de conteo (cíclico o general), definir los criterios de selección (zonas, ubicaciones, productos) y gestionar las fases del proceso.

5.5.1. Conteo Cíclico

Este tipo de conteo se realiza de forma periódica sobre segmentos específicos del almacén. Es compatible con la operación activa y no requiere detener los procesos logísticos.

Características

Puede definirse por zonas, estanterías, ubicaciones específicas o productos (SKUs).
Programable por frecuencia o planificación operativa.
Compatible con otras actividades operativas como picking, almacenamiento, entre otras.
Permite mantener un inventario confiable sin interrumpir la operación.
Durante el conteo, las ubicaciones quedan bloqueadas momentáneamente y se liberan al finalizar.
Se permite realizar otros tipos de movimientos sobre las ubicaciones durante el conteo.

Consideraciones

Se recomienda evitar movimientos simultáneos sobre las ubicaciones en conteo.
Solo se pueden contar ubicaciones activas; el sistema no considera ubicaciones con estado de bloqueo.
Ideal para detectar errores de inventario de forma preventiva.
Es recomendable el uso de lectores de código y contar con personal capacitado.

⚠ Nota importante: Próximamente se incluirán filtros por categorías, subcategorías y familias de productos para el conteo cíclico.

Pasos para crear un conteo cíclico

Paso	Acción / Descripción
1	Seleccionar tipo de conteo: Cíclico
2	Definir filtros: elegir zonas, estanterías, ubicaciones específicas o productos (SKUs)
3	Guardar el conteo (el sistema asigna automáticamente un código/consecutivo)
4	Generar las actividades del conteo (actividades guiadas para ejecución)

Creando conteo cíclico

5.5.2. Conteo General

Este conteo abarca el inventario completo o una muestra representativa y se utiliza generalmente en procesos clave como cierres contables o auditorías externas.

Características

Se define únicamente por zonas, estanterías o ubicaciones completas (no por SKU).
Bloquea todas las ubicaciones seleccionadas durante el proceso.
Impide cualquier tipo de movimiento operativo sobre los LPNs o ubicaciones implicadas.

Consideraciones

Requiere detener las operaciones logísticas en las zonas afectadas.
Solo se pueden contar ubicaciones activas; el sistema no considera ubicaciones con estado de bloqueo.
Necesita una planificación y comunicación previa con todos los equipos.
Puede dividirse en fases: conteo inicial, verificación y reconteo.
El sistema permite comparar el conteo físico contra el inventario registrado.

Pasos para crear un conteo general

Paso	Acción / Descripción
1	Seleccionar tipo de conteo: General
2	Definir filtros: elegir zonas, estanterías o ubicaciones completas
3	Guardar el conteo (el sistema asigna automáticamente un código/consecutivo)
4	Generar las actividades del conteo (actividades guiadas para ejecución)

Creando conteo general

5.5.3. Pantallas del Conteo

FlexWMS cuenta con varias pantallas para gestionar y monitorear el proceso de conteo:

Resumen del Conteo:
Muestra estadísticas y estado del conteo para facilitar el seguimiento y control.
Captura:
Aquí se crean y almacenan las capturas del inventario para cotejar. Es buena práctica tomar una imagen o registro antes de iniciar el conteo para referencia.
Generación de Actividades:
Pantalla donde se generan y visualizan las actividades del conteo, las cuales son guiadas para facilitar la ejecución ordenada del proceso.

5.5.4. Realización de Actividades de Conteo

Las actividades de conteo son tareas guiadas que permiten la captura sistemática del inventario físico. Se deben completar para cerrar cada conteo y validar las diferencias detectadas.

5.5.5. Aplicación de Conteos a Ubicaciones

Los ajustes derivados de los conteos se aplican sobre las ubicaciones o sububicaciones contadas. Es fundamental revisar en la pantalla de actividades las diferencias reportadas y, de ser necesario, realizar reconteos para asegurar la precisión del inventario.

5.5.6. Comparativa entre Conteo Cíclico y Conteo General

Aspecto	Conteo Cíclico	Conteo General
Definición	Conteo periódico por segmentos específicos	Conteo total o muestra representativa
Filtros	Zonas, estanterías, ubicaciones, productos (SKUs)	Zonas, estanterías o ubicaciones completas
Bloqueo de ubicaciones	No bloquea permanentemente, solo momentáneamente	Bloquea completamente durante todo el proceso
Impacto operativo	Compatible con otras operaciones (picking, etc.)	Detiene operaciones logísticas en áreas seleccionadas
Programación	Por frecuencia o planificación operativa	Generalmente para cierres contables o auditorías
Uso principal	Auditorías continuas sin interrumpir la operación	Auditorías formales y ajustes globales
Movimientos permitidos	Sí, otros movimientos permitidos en ubicaciones	No se permiten movimientos durante el conteo

Recomendación:
Elegir el tipo de conteo según la necesidad operativa y la criticidad del inventario a auditar. El conteo cíclico es ideal para mantener control continuo, mientras que el conteo general se reserva para auditorías formales o cierres financieros.

5.6. Reportes de Inventario

FlexWMS ofrece una variedad de reportes diseñados para proporcionar visibilidad precisa y actualizada del inventario, permitiendo mejorar la toma de decisiones, optimizar el control de stock y facilitar las auditorías logísticas.

Estos reportes se encuentran integrados en diferentes módulos del sistema, dependiendo del nivel de detalle y enfoque que se desea analizar (producto, ubicación, unidad logística o vista consolidada).

Tipos de reportes disponibles

Tipo de Reporte	Descripción	Ruta en el sistema
Inventario por producto	Muestra el stock disponible por SKU, discriminando cantidades por estado (disponible, dañado, reservado, etc.). Es útil para monitorear el nivel de inventario de cada producto y tomar decisiones de reabastecimiento.	`Inventario > Listado de producto > Opciones > Ver inventario`
Inventario por ubicación	Presenta el detalle de los productos almacenados en cada ubicación específica. Permite validar el contenido físico de cada posición y verificar el orden en el almacenamiento.	`Almacén > Ubicaciones > Opciones > Ver inventario`
Inventario por LPN	Permite consultar el contenido exacto de cada unidad logística (LPN), incluyendo los productos y cantidades que contiene, su estado y ubicación actual. Este reporte es clave para la trazabilidad de unidades móviles o consolidadas.	`Inventario > Listado de LPN > Opciones > Ver contenido`
Inventario general	Proporciona una vista consolidada del inventario total del almacén, con posibilidad de filtrar por almacén, zona, familia de productos o estado. Es ideal para informes de cierre, planificación estratégica y toma de decisiones a nivel gerencial.	`Informes > Reportes > Inventario > Reporte de inventario`

Inventario del producto

Inventario del LPN

Inventario de ubicación

Estos reportes son fundamentales para mantener un control efectivo del inventario. Su correcta interpretación permite:

Identificar desbalances entre el sistema y el inventario físico.
Detectar ubicaciones vacías o con sobrestock.
Analizar el rendimiento del espacio logístico.
Apoyar decisiones de reubicación, ajuste o eliminación de productos.
Detectar riesgos como rotación lenta, vencimientos próximos o productos inactivos.

Los reportes también son herramientas esenciales para auditores internos o externos, ya que ofrecen trazabilidad y respaldo documental del estado del inventario en tiempo real.

5.7. Buenas Prácticas para el Control de Inventario

El control de inventario es una de las funciones más críticas en la gestión logística. Una operación disciplinada, apoyada por herramientas como FlexWMS, permite reducir errores, optimizar espacio y garantizar la trazabilidad total de los productos. A continuación, se presentan las principales buenas prácticas recomendadas:

Mantener actualizados los datos maestros: Asegúrate de que la información de SKUs, lotes, ubicaciones, estatus y configuraciones esté siempre actualizada en el sistema para evitar inconsistencias durante los procesos operativos.
Utilizar correctamente los LPNs: Todo movimiento físico (entrada, salida, traslado, consolidación, desconsolidación) debe realizarse utilizando etiquetas LPN escaneables. FlexWMS está diseñado para garantizar trazabilidad completa a nivel de LPN, lo que reduce más del 80% de los errores comunes de inventario.
Evitar movimientos manuales fuera del sistema: Todos los movimientos deben registrarse y ejecutarse dentro del sistema. Las acciones físicas no reflejadas digitalmente generan discrepancias entre el inventario real y el virtual.
Programar conteos cíclicos regulares: Es fundamental realizar conteos cíclicos periódicos, enfocados en zonas críticas, productos de alta rotación o áreas con mayor historial de diferencias.
Capacitar continuamente al personal: Todo el personal involucrado en operaciones de almacén debe estar entrenado en el uso del sistema, escaneo de códigos, validación de ubicaciones y manejo de LPNs.
Analizar reportes de inventario periódicamente: FlexWMS ofrece herramientas para monitorear stock, diferencias, rotación y cobertura. Usar esta información de manera preventiva permite actuar antes de que los problemas escalen.
Estandarizar procesos de ingreso y salida de mercancía: Contar con protocolos definidos y verificables reduce errores desde la recepción hasta el despacho.
Implementar auditorías cruzadas: Permitir que diferentes equipos verifiquen inventario en momentos clave (cierre mensual, recepción de alto volumen, auditorías externas) ayuda a mantener la transparencia del sistema.

FlexWMS está diseñado para reforzar estas buenas prácticas mediante validaciones automatizadas, trazabilidad por evento, control de errores en tiempo real y herramientas de análisis que permiten tomar decisiones operativas fundamentadas y ágiles.

5.8. Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Qué es un LPN y para qué sirve en FlexWMS?

Un LPN (License Plate Number) es un identificador único que representa una unidad logística (como un pallet, caja o paquete). Permite rastrear el movimiento, ubicación y estado de los productos dentro del sistema desde la recepción hasta el despacho.

2. ¿Cómo se registra el movimiento de un LPN en FlexWMS?

Cada movimiento del LPN (recepción, almacenamiento, picking, verificación, carga y despacho) se registra automáticamente en el sistema, lo que permite auditar su historial y asegurar trazabilidad completa.

3. ¿Qué actividades adicionales puedo realizar sobre un LPN?

Se pueden realizar ajustes, consolidaciones (unir varios LPNs en uno) y desconsolidaciones (dividir un LPN en varios), para mantener la integridad del inventario y facilitar la gestión operativa.

4. ¿Cómo puedo acceder a la información y movimientos de un LPN?

Desde el menú Inventario > Listado de LPN, puedes seleccionar el LPN deseado y usar las opciones para ver su contenido y el historial de movimientos.

5. ¿Cuál es la diferencia entre un conteo cíclico y un conteo general?

Conteo cíclico: Se realiza periódicamente sobre segmentos específicos sin detener la operación.
Conteo general: Se realiza sobre zonas completas, bloqueando ubicaciones y deteniendo operaciones. Ideal para auditorías formales o cierres contables.

6. ¿Qué debo considerar para planificar un conteo físico en FlexWMS?

Es importante seleccionar el tipo de conteo adecuado, definir las zonas o productos a auditar, y coordinar con los equipos operativos para minimizar interrupciones y asegurar la precisión.

7. ¿Qué reportes de inventario puedo generar en FlexWMS?

Puedes generar reportes por producto, ubicación, LPN o inventario general, cada uno con distintos niveles de detalle para apoyar la toma de decisiones y auditorías.

8. ¿Cómo contribuyen las buenas prácticas al control de inventario?

Mantener datos actualizados, usar correctamente los LPNs, registrar todos los movimientos en el sistema, hacer conteos cíclicos regulares, capacitar al personal y analizar reportes periódicamente, son prácticas clave para minimizar errores y mantener la integridad del inventario.

9. ¿Qué hago si detecto discrepancias en el conteo físico?

Se debe registrar un ajuste de inventario en FlexWMS, investigando la causa de la discrepancia para corregir procesos y evitar futuros errores.

🛠 Este documento está en proceso de actualización. ¡Mantente atento a nueva información!